ÖZLÜK DOSYASI NEDİR?

Yasal mevzuat çerçevesinde özlük dosyası, yürürlükteki 4857 sayılı İş Kanununun 75.maddesinde tanımlanarak tüm iş yerleri için zorunlu hale getirilmiştir. Unvanı ne olursa olsun, o iş yeri bünyesinde görev yapan tüm çalışanlar için ayrı ayrı düzenlenen ve işverenler tarafından tutulması zorunlu olan, çalışan ile ilgili tüm bilgi ve belgelerin bir arada tutulduğu dosyaya verilen isimdir özlük dosyası.

ÖZLÜK DOSYASI MECBURİ MİDİR?

Genel Hukuk kurallarının aksine İş Kanunu’nun işçi lehine yorumu esas olup işçi tarafından iddia edilenlerin aksi işverence ispatlanmak ve belgelendirmek zorunluluğu bulunmaktadır. İşçi özlük dosyasının işçi-işveren sürtüşmeleri sonucu karşı karşıya kalınabilecek hukuksal problemlerde haklılığını ispat mecburiyeti bulunan işveren için aynı zamanda dayanak teşkil etmektedir.

ÖZLÜK DOSYASI DÜZENLEMEMENİN CEZASI VAR MI?

4857 sayılı İş Kanunun, 75 nolu kanun maddesinin 104 nolu ceza maddesine göre İşçi Özlük Dosyalarının düzenlememek cezası 2019 Yılı İçin 2.292,00 TL’ dir.

Bu tutar özlük dosyası düzenlenmeyen her işçi başınadır.

ÖZLÜK DOSYASINDA BULUNMASI GEREKEN EVRAKLAR NELER?

1.İşe Girişte Personelden Mutlaka Temin Edilmesi Gereken Evraklar

• Özgeçmişi ve Referans Mektupları,
• Nüfus cüzdanı fotokopisi,
• Nüfus kayıt örneği,
• İkametgâh Belgesi,
• Diploma fotokopisi,
• Sağlık rapor,
• Kan grubu kartı,
• Adli sicil kaydı,
• 2 adet resim,
• Aile durumunu bildirir belge,
• Askerlik durumunu gösteren belge,
• İş Sözleşmesi / Hizmet Sözleşmesi,
• SGK işe giriş bildirgesi,
• Zorunlu BES Kesintisi Belgesi,
• Zorunlu BES Ara Verme Dilekçesi,
• Zorunlu BES Ayrılma Dilekçesi,

2.İşçinin Özelliklerine Göre Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Evraklar

• Teşvikten faydalanılıyorsa bunu gösteren belgeler,
• Personel engelli ise Sakatlık Raporu Fotokopisi ya da aslı,
• Sakatlık indiriminden faydalanan işçi için Gelir İdaresi Başkalığından alınmış indirim yazısı,
• Eski Hükümlü, Terör Mağduru veya Engelli işçinin İŞKUR müracaat kayıt evrakı,
• İşçi 18 yaşından küçükse ebeveyninin muvafakat namesi,
• Yabancı işçiler için çalışma izni kartı fotokopisi ya da izin belgesi,

3.İşin Niteliğine Göre Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Evraklar

• Fazla mesai için işçinin onay verdiğini gösteren imzalı belge,
• Genel tatillerde çalışma için işçinin onayının alındığı yazı,
• Teslim edilen araç gereçler var ise bunların zimmet belgesi,
• İşin niteliğine uygun muayene raporları,
• Periyodik sağlık kontrolü gerektiren işler için sağlık raporları,
• Ağır ve Tehlikeli İşlerde çalıştırılan personellerin bilgilerinin olduğu liste
• Şoför işçi için ehliyet fotokopisi,
• İşçinin değişen vardiyalarla çalışması halinde haftalık çalışma saatlerini gösteren posta çizelgesi,

4.İşe Devam Eden Personelin Bu Süreçte Özlük Dosyalarına Eklenmesi Gereken Evraklar

• Yıllık izin, ücretsiz izin, mazeret izni ve benzeri izin belgeleri,
• Doğum izni, çalışabilir/çalışamaz raporları, emzirme izni dilekçeleri,
• İşçi hakkında tutulan tutanak, olay tespit formları, işçiden istenen savunma talep yazısı, işçinin savunması, işçiye verilen uyarılar,
• İstirahat ve iş göremezlik raporları,
• İmzalı bordrolar/ücret pusulaları,
• Ücret Kesme cezası varsa nedenini gösteren belgeler,
• Maaş zammı, unvan değişikliği veya sosyal haklarında oluşan değişiklikleri bildiren yazılar, terfi, ve nakil bildirimleri, görevlendirme yazıları,
• Performans değerlendirme formları,
• İşçilerin, iş sağlığı ve güvenliği konusunda mesleki riskleri, alınması gerekli tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirme belgeleri,
• İş kazası tutanağı,
• Geçici olarak bir başka işyerine devredilecek işçinin rızasını gösteren belge,
• İşçi hakkında yapılan tüm resmî yazışmalar,

5.İşten Çıkışta Özlük Dosyasına Eklenmesi Gereken Evraklar

• SGK işten ayrılış bildirgesi,
• İbraname,
• Çalışma Belgesi/Hizmet Belgesi,
• Fesih bildirimi,
• İstifa dilekçesi,
• Kıdem ve İhbar Tazminatı Bordroları,
• Haklı fesih varsa bu durumu kanıtlayan belgeler,
• İşçiye noterle yapılan bildirimler,
• İhbarname,

6.Özlük Dosyasında Saklanmasında Fayda Olan Dosyalar

• İşe Başvuru Formu,
• İş Teklif Formu,
• Evlilik cüzdanı fotokopisi,
• Referans mektupları,
• Özgeçmişler,
• Bakmakla yükümlü olunan kişilerin kimlik fotokopileri,
• Daha önceki iş yerinden alınmış bonservis/hizmet/çalışma belgesi,
• Ay için bir önceki iş yerinde Asgari Geçim İndiriminden faydalandığını gösteren belge,

(*) Özlük dosyası setine sitemizdeki dokümanlar bölümünden veya https://www.nkmalimusavirlik.com.tr/wp-content/uploads/2017/09/Personel_Özlük_Dosyası_Seti.xlsx adresinden indirebilirsiniz.